1. ZWECK
Zweck dieser Richtlinie ist es, die ethischen Grundsätze zu erläutern, die von den Mitarbeitenden der Gürdal Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ. zu beachten sind.
2. GELTUNGSBEREICH
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden der Gürdal Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ.
3. DEFINITIONEN UND ABKÜRZUNGEN
4. VERANTWORTLICHE
Für dieses Verfahren sind die Personalabteilung, der Ethikausschuss sowie sämtliche Mitarbeitenden verantwortlich.
5. REGELUNGEN
5.1. EINLEITUNG
Überall dort, wo Gürdal Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ. und ihre Beteiligungsgesellschaften tätig sind, ist es von großer Bedeutung, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter von Gürdal Gümrük, einschließlich des Managements und der oberen Führungsebene, diese Geschäftsgrundsätze vollständig versteht und anwendet. Das Fehlen eines bestimmten Falls oder Beispiels in diesen Verhaltensregeln bedeutet nicht, dass in diesem Zusammenhang kein Risiko besteht. Auch wenn diese Geschäftsgrundsätze nicht jederzeit auf sämtliche Risiken in unseren sich ständig wandelnden Geschäftsprozessen eine unmittelbare Antwort geben können, sollen sie dennoch eine verlässliche Orientierung bieten, um ethisch, verantwortungsbewusst und innerhalb der rechtlichen Grenzen der Regionen zu handeln, in denen Gürdal Gümrük tätig ist oder künftig tätig sein wird.
5.2. ANWENDUNGSREGELN
5.2.1. INTEGRITÄT
Ehrlichkeit und Vertrauenswürdigkeit bei allen Tätigkeiten gehören zu unseren zentralen ethischen Grundsätzen. Gürdal Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ. führt ihre Geschäfte integer und verantwortungsvoll. Wir begegnen unseren Kunden fair und kommunizieren offen, ehrlich und ohne irreführende Aussagen.
5.2.2. VERTRAULICHKEIT
Informationen, die Dritten nicht bekannt sind und deren Bekanntwerden für das Unternehmen und oder seine Stakeholder einen wettbewerblichen Nachteil bedeuten könnte, ebenso wie Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Informationen aus dem Arbeitsverhältnis sowie Inhalte, die unter eine Vertraulichkeitsvereinbarung fallen, gelten als vertrauliche Informationen. Gürdal Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ. legt großen Wert auf den Schutz vertraulicher Informationen ihrer Mitarbeitenden und Stakeholder. Unsere Mitarbeitenden dürfen vertrauliche Informationen unter keinen Umständen zum Zweck eines geschäftlichen Vorteils nach außen weitergeben.
5.2.2.1. Grundsätze der Anwendung
Zum Schutz der personenbezogenen Daten unserer Mitarbeitenden und aller Stakeholder wird besondere Sorgfalt angewendet. In diesem Zusammenhang werden sämtliche Personaldaten der Mitarbeitenden sowie alle im Namen des Unternehmens geführten E Mail Korrespondenzen von der zuständigen IT Einheit der Unternehmensgruppe archiviert und gesichert.
Für den Schutz und die Sicherheit der dem Mitarbeitenden zugewiesenen E Mail Adresse ist der jeweilige Mitarbeitende selbst verantwortlich. Kein Mitarbeitender darf seine E Mail Adresse einer anderen Person zur Nutzung überlassen.
E Mail ist ein wesentliches internes und externes Kommunikationsmittel. E Mails sind Aufzeichnungen, die ausschließlich dann offengelegt werden dürfen, wenn dies im Rahmen gesetzlicher Verfahren erforderlich ist. Andernfalls sind sie strikt vertraulich zu behandeln.
Jeder Mitarbeitende ist für die persönliche Nutzung der ihm für betriebliche IT Anwendungen zugewiesenen Benutzerzugänge verantwortlich.
Kein Mitarbeitender darf zulassen, dass eine andere Person mit seinem persönlichen Benutzernamen und Passwort auf ein System zugreift. Für die Sicherheit der ihm zugewiesenen Zugangsdaten ist jeder Mitarbeitende selbst verantwortlich.
Unternehmenseigene Computer sind ausschließlich für geschäftliche Zwecke zu verwenden.
Ohne vorherige Zustimmung des betreffenden Mitarbeitenden oder der Geschäftsleitung darf niemand den Arbeitsbereich und oder den Computer eines anderen Mitarbeitenden durchsuchen.
Informationen über die medizinische Vorgeschichte von Mitarbeitenden werden von Gürdal Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ. erhoben und aufbewahrt.
Personenbezogene medizinische Informationen in Papierform werden entweder direkt dem betreffenden Mitarbeitenden ausgehändigt oder mithilfe geschützter Druckverfahren so ausgegeben, dass sie von Dritten nicht eingesehen werden können.
Löhne und Gehälter, zusätzliche Einkünfte sowie vergleichbare personenbezogene Informationen, die unter die Unternehmenspolitik fallen, sind vertraulich und dürfen nur gegenüber hierzu befugten Personen offengelegt werden. Es ist untersagt, solche Informationen anderen mitzuteilen oder andere Mitarbeitende unter Druck zu setzen, diese Informationen offenzulegen.
Informationen und Unterlagen, die Mitarbeitenden aufgrund ihrer Position durch das Unternehmen zur Verfügung gestellt werden oder die sie am Arbeitsplatz einsehen oder erfahren können, ebenso wie Geschäftsgeheimnisse, nicht veröffentlichte finanzielle und sonstige Informationen, personenbezogene Daten der Mitarbeitenden sowie vertrauliche Inhalte aus Vereinbarungen mit Dritten, werden im Rahmen des Schutzes von Vertraulichkeit und Geschäftsgeheimnissen bewertet.
Falls Mitarbeitende das Unternehmen aus irgendeinem Grund verlassen, dürfen sie keine Unterlagen, Dokumente oder Informationen, über die sie aufgrund ihrer Funktion oder Position verfügen, später zum eigenen Vorteil und oder zum Vorteil von Wettbewerbern und zum Nachteil des Unternehmens verwenden.
5.2.3. INTERESSENKONFLIKT
Als Mitarbeitende der Gürdal Gümrük Müşavirliği verfolgen wir das Ziel, Interessenkonflikte zu vermeiden. Wir ziehen aus unserer aktuellen Position weder persönlich noch über unsere Familie oder nahestehende Personen einen privaten Vorteil aus den Personen oder Organisationen, mit denen wir in geschäftlicher Beziehung stehen. Wir üben außerhalb unseres Unternehmens keine zusätzliche, auf finanziellen Interessen basierende Tätigkeit aus. Wir vermeiden es, den Namen und die Stärke unseres Unternehmens sowie unsere Unternehmensidentität zum persönlichen Vorteil zu nutzen. In möglichen Interessenkonfliktsituationen wenden wir rechtmäßige und ethische Methoden an, sofern wir davon überzeugt sind, dass die Interessen der beteiligten Parteien auf diese Weise sicher gewahrt werden können. In Zweifelsfällen wenden wir uns an unsere Vorgesetzten, die Personalabteilung oder den Ethikausschuss.
5.2.3.1. Grundsätze der Anwendung
Es ist untersagt, unter Ausnutzung von Titel und Befugnissen sich selbst, nahestehenden Personen oder Dritten einen ungerechtfertigten Vorteil zu verschaffen.
Bei persönlichen Investitionen ist darauf zu achten, nicht in einen Interessenkonflikt mit dem aktuell beschäftigenden Unternehmen zu geraten.
Es ist darauf zu achten, dass persönliche Investitionen oder sonstige Tätigkeiten außerhalb der eigentlichen Arbeit die Ausübung der aktuellen Tätigkeit weder zeitlich noch hinsichtlich der notwendigen Aufmerksamkeit beeinträchtigen. Situationen, die den Fokus auf die Hauptaufgaben behindern, sind zu vermeiden.
Ist ein Mitarbeitender mit einer Person ersten Grades verwandt, die bei einem Kunden oder Lieferanten in derselben Angelegenheit in einer entscheidungsbefugten Position tätig ist, ist der direkte Vorgesetzte darüber zu informieren.
Wird bekannt, dass nahe Angehörige Anteile oder finanzielle Interessen an einem Unternehmen haben, mit dem eine Geschäftsbeziehung besteht, ist der direkte Vorgesetzte darüber zu informieren.
5.2.3.2. Missbrauch der Position
Es ist nicht akzeptabel, dass Mitarbeitende ihre Befugnisse außerhalb der von ihnen erwarteten Sorgfalt zum eigenen Vorteil und oder zum Vorteil nahestehender Personen nutzen und dadurch dem Unternehmen Schaden zufügen. Mitarbeitende dürfen aus Einkaufs und Verkaufsaktivitäten des Unternehmens sowie aus sämtlichen Geschäften und Verträgen, an denen das Unternehmen beteiligt ist, weder direkt noch indirekt persönliche Vorteile erzielen.
5.2.3.3. Nutzung von Ressourcen
Bei der Nutzung von Ressourcen im Namen des Unternehmens sind die Interessen des Unternehmens zu berücksichtigen. Ohne einen Unternehmenszweck dürfen Vermögenswerte, Mittel und Personal des Unternehmens, unabhängig von Bezeichnung, Person oder Zweck, nicht außerhalb des Unternehmens eingesetzt werden. Der Grundsatz des sparsamen Umgangs in allen Bereichen ist von allen Mitarbeitenden anzuwenden. Die ordnungsgemäße Nutzung von Ressourcen im Interesse des Unternehmens setzt auch einen verantwortungsvollen Umgang mit Zeit voraus. Mitarbeitende nutzen ihre Arbeitszeit effizient und widmen sich während der Arbeitszeit nicht privaten Angelegenheiten. Führungskräfte dürfen Mitarbeitende nicht für persönliche Angelegenheiten einsetzen. Grundsätzlich sollen während der Arbeitszeit keine privaten Besuche empfangen werden. Unvermeidbare Besuche sind in einem angemessenen zeitlichen Rahmen und ohne Beeinträchtigung des Arbeitsablaufs abzuwickeln.
5.2.3.4. Beziehungen zu anderen Personen und Organisationen, mit denen das Unternehmen in Geschäftsbeziehung steht
Mit Kunden, Subunternehmern, Lieferanten und anderen Personen und oder Organisationen, mit denen das Unternehmen in Geschäftsbeziehung steht, dürfen keine privaten Geschäftsbeziehungen eingegangen werden. Es dürfen für private Zwecke weder Geld noch Waren oder Dienstleistungen geliehen oder entgegengenommen werden. Ebenso dürfen solchen Personen oder Organisationen weder Geld noch Waren oder Dienstleistungen geliehen oder zur Verfügung gestellt werden.
Im Umgang mit Kunden gilt, dass auch dann keine Handlung ohne Wissen des Kunden vorgenommen werden darf, wenn sie vermeintlich zu dessen Vorteil wäre. Schwächen des Kunden dürfen nicht ausgenutzt werden, und es darf kein Gewinnstreben durch unvollständige oder falsche Informationen gegenüber dem Kunden erfolgen.
Mitarbeitende des Unternehmens dürfen von anderen Personen und oder Organisationen, mit denen das Unternehmen in Geschäftsbeziehung steht, keine Geschenke verlangen und auch keine entsprechenden Andeutungen machen. Sie dürfen keine Geschenke, Gelder, Schecks, Vermögenswerte, kostenlosen Urlaube, Sonderrabatte oder ähnliche Vorteile annehmen, die das Unternehmen in irgendeiner Weise verpflichten könnten. Persönliche Hilfen oder Spenden von Personen oder Organisationen, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht, dürfen nicht angenommen werden. Hierzu gilt die Richtlinie zur Annahme und Gewährung von Geschenken.
5.2.3.5. Beziehungen zu den Medien
Bei jeglicher Kommunikation und allen Beiträgen auf Social Media Kanälen, öffentlichen Foren, persönlichen Blogs, Social Media Konten, im Internet sowie auf allen Plattformen einschließlich mobiler Anwendungen, die nicht von Gürdal Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ. bereitgestellt oder kontrolliert werden, ist im Einklang mit der Unternehmenskultur zu handeln.
5.2.3.6. Vertretung des Unternehmens
Alle Vergütungen, die im Rahmen einer Vertretung des Unternehmens in Verbänden, Arbeitgebervereinigungen oder ähnlichen zivilgesellschaftlichen Organisationen erzielt werden, werden an die betreffende Organisation oder an von dieser benannte Stellen gespendet. Gleiches gilt für Zahlungen, die Mitarbeitende von Dritten als Honorar für Vorträge bei Seminaren oder ähnliche Leistungen erhalten. Davon ausgenommen sind Erinnerungsgegenstände ohne nennenswerten materiellen Wert wie symbolische Auszeichnungen, Plaketten oder ähnliche Präsente.
5.2.4. SCHAFFUNG UND AUFRECHTERHALTUNG EINES FAIREN ARBEITSUMFELDS
Gürdal Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ. und die Gruppengesellschaften betrachten die Schaffung und Aufrechterhaltung eines fairen Arbeitsumfelds für Mitarbeitende als eine ihrer wichtigsten Prioritäten. Ziel ist es, im Einklang mit allen einschlägigen Gesetzen und Vorschriften ein faires, respektvolles, gesundes und sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen und dadurch den Erfolg, die Entwicklung und die Verbundenheit der Mitarbeitenden zu stärken. Die nachstehenden Grundsätze legen die wesentlichen Prinzipien für die Schaffung und Aufrechterhaltung eines fairen Arbeitsumfelds fest.
5.2.4.1. Grundsätze der Anwendung
Die Unternehmenspraxis steht im Einklang mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften zu Beschäftigung und Arbeitsleben. Auch die Mitarbeitenden erfüllen im Rahmen ihrer Tätigkeiten sämtliche gesetzlichen Anforderungen und handeln entsprechend den rechtlichen Vorgaben.
Es ist sicherzustellen, dass sämtliche Sicherheitsrichtlinien, Verfahren, Regeln und Anweisungen des Unternehmens und der Projekte eingehalten werden.
Soweit erforderlich oder angeordnet, ist persönliche Schutzausrüstung zu verwenden.
Es ist sicherzustellen, dass die schriftlichen Anweisungen zu Notfallverfahren am Arbeitsplatz bekannt sind.
Es ist sicherzustellen, dass keine Beeinträchtigung durch Alkohol, Drogen oder andere Substanzen besteht, unabhängig davon, ob es sich um nicht verschreibungspflichtige oder rechtswidrige Mittel handelt.
Während der Arbeit dürfen, außer in arbeitsbezogenen und erlaubten Fällen, weder Alkohol noch irgendeine Art von Suchtmitteln konsumiert werden.
Alle unsicheren Arbeitsbedingungen, beinahe eingetretene oder eingetretene Unfälle, Verletzungen oder krankheitsbezogene Vorfälle sind rechtzeitig dem zuständigen Leiter oder Vorgesetzten zu melden.
Alle Umweltverfahren und Vorschriften sind bekannt zu sein, und es ist sicherzustellen, dass die eigene Tätigkeit den geltenden Standards entspricht.
Die Personalpolitik und Personalpraxis der Gürdal Gümrük Müşavirliği LTD. ŞTİ. gewährleisten Fairness in allen Bereichen wie Einstellung, Beförderung, Rotation, Vergütung, Auszeichnungen, Sozialleistungen und allen weiteren personalbezogenen Anwendungen.
Diskriminierung zwischen Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens aufgrund von Sprache, Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, politischer Meinung, Überzeugung, Religion, Konfession, Alter, körperlicher Beeinträchtigung oder ähnlichen Gründen ist inakzeptabel.
Es wird ein positives, harmonisches und kooperationsförderndes Arbeitsumfeld geschaffen, Konfliktsituationen werden vermieden und ein respektvolles Zusammenarbeiten von Menschen mit unterschiedlichen Überzeugungen, Gedanken und Ansichten ermöglicht.
Die Privatsphäre und die persönlichen Grenzen der Mitarbeitenden werden respektiert.
Neben allen anderen Formen der Unversehrtheit werden auch die körperliche, sexuelle und emotionale Unversehrtheit der Mitarbeitenden geschützt.
5.2.5. ANNAHME UND GEWÄHRUNG VON GESCHENKEN
Grundsätzlich dürfen Mitarbeitende der Gürdal Gümrük Müşavirliği keine Geschenke oder Vorteile annehmen, die ihre Unparteilichkeit, ihre Entscheidungen oder ihr Verhalten beeinflussen könnten. Ebenso dürfen sie Dritten keine Geschenke oder Vorteile anbieten oder verschaffen, die eine solche Wirkung entfalten könnten.
5.2.5.1. Grundsätze der Anwendung
Mitarbeitende dürfen während der Ausübung ihrer Tätigkeit keinerlei Vorteile oder Geschenke annehmen, unabhängig davon, ob sie einen wirtschaftlichen Wert haben oder nicht, wenn diese ihre Unparteilichkeit, ihre Leistung oder ihre Entscheidungsfindung beeinflussen oder beeinflussen könnten.
Geschenke oder Vorteile, die ausdrücklich oder stillschweigend mit einer Gegenleistung verbunden sind, dürfen nicht angenommen werden.
Bestechung und oder Provisionszahlungen anzunehmen, zu gewähren oder anzubieten, ist unter keinen Umständen zulässig.
Mitarbeitende dürfen von Subunternehmern, Lieferanten, Beratern, Wettbewerbern oder Kunden weder Geld unentgeltlich noch darlehensweise annehmen und sich auch keine Reisekosten, Veranstaltungskosten oder ähnliche Ausgaben erstatten lassen.
Welche Geschenke und Werbematerialien vom Unternehmen an Kunden, Händler und andere Dritte, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht, vergeben werden dürfen, wird von der Unternehmensleitung genehmigt. Für die Verteilung genehmigter Geschenke und Werbematerialien ist keine zusätzliche Genehmigung erforderlich.
In Ausnahmefällen, in denen lokale kulturelle Gepflogenheiten einen über die in der Unternehmensrichtlinie festgelegten Werte hinausgehenden gegenseitigen Geschenkaustausch erfordern, dürfen solche Geschenke ausschließlich im Namen des Unternehmens und mit Genehmigung der Unternehmensleitung angenommen werden.
5.2.6. UNSERE VERANTWORTUNGEN
Neben unseren gesetzlichen Verpflichtungen achten wir darauf, unsere nachstehend aufgeführten Verantwortungen gegenüber unseren Kunden, unseren Kolleginnen und Kollegen, unseren Gesellschaftern, unseren Lieferanten und Geschäftspartnern, unseren Wettbewerbern, der Gesellschaft, der Menschheit und im Namen von Gürdal Gümrük zu erfüllen.
5.2.6.1. Unsere gesetzlichen Verantwortungen
Wir führen alle unsere Tätigkeiten und Geschäfte im In und Ausland im Rahmen der Gesetze der Republik Türkei und des internationalen Rechts durch und übermitteln den zuständigen Regulierungs und Aufsichtsbehörden rechtzeitig richtige, vollständige und verständliche Informationen. Bei der Durchführung sämtlicher Tätigkeiten und Geschäfte wahren wir gegenüber allen öffentlichen Institutionen und Organisationen, Verwaltungsstellen, zivilgesellschaftlichen Organisationen und politischen Parteien den gleichen Abstand, ohne irgendeine Gegenleistung zu erwarten, und erfüllen unsere Pflichten in diesem Verantwortungsbewusstsein.
5.2.6.2. Unsere Verantwortungen gegenüber unseren Kunden
Wir handeln mit einem proaktiven Verständnis, das sich an Kundenzufriedenheit orientiert und auf die Bedürfnisse und Erwartungen unserer Kunden schnell und korrekt reagiert. Wir erbringen unsere Leistungen rechtzeitig und zu den zugesagten Bedingungen und begegnen unseren Kunden mit Respekt, Wertschätzung, Fairness, Gleichbehandlung und Höflichkeit.
5.2.6.3. Unsere Verantwortungen gegenüber unseren Mitarbeitenden
Wir stellen sicher, dass die persönlichen und arbeitsrechtlichen Ansprüche der Mitarbeitenden vollständig und korrekt gewahrt werden. Wir begegnen unseren Mitarbeitenden ehrlich und fair und verpflichten uns zu einem diskriminierungsfreien, sicheren und gesunden Arbeitsumfeld. Wir fördern ihre individuelle Entwicklung, unterstützen sie im Rahmen unseres gesellschaftlichen Verantwortungsbewusstseins auch dabei, sich freiwillig in geeigneten sozialen und gesellschaftlichen Aktivitäten zu engagieren, und achten auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs und Privatleben.
5.2.6.4. Unsere Verantwortungen gegenüber unseren Gesellschaftern
Mit Blick auf die Sicherung des Fortbestands des Unternehmens und das Ziel, unseren Gesellschaftern Wert zu schaffen, vermeiden wir unnötige oder nicht beherrschbare Risiken und streben nachhaltige Rentabilität an. Wir handeln im Rahmen von finanzieller Disziplin und Rechenschaftspflicht und verwalten die Ressourcen und Vermögenswerte unseres Unternehmens sowie unsere Arbeitszeit mit dem Bewusstsein für Effizienz und Sparsamkeit. Wir bemühen uns, unsere Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und in Bereiche mit Wachstumspotenzial zu investieren, die den höchsten Ertrag auf das eingesetzte Kapital erwarten lassen. In unseren öffentlichen Mitteilungen sowie gegenüber unseren Gesellschaftern informieren wir rechtzeitig, richtig, vollständig und verständlich über unsere Finanzberichte, Strategien, Investitionen und unser Risikoprofil.
5.2.6.5. Unsere Verantwortungen gegenüber unseren Lieferanten und Geschäftspartnern
Wir begegnen ihnen fair und respektvoll, wie es von einem guten Kunden erwartet wird, und zeigen die notwendige Sorgfalt, um unsere Verpflichtungen rechtzeitig zu erfüllen. Vertrauliche Informationen von Personen und Organisationen, mit denen wir zusammenarbeiten, sowie von unseren Geschäftspartnern schützen wir sorgfältig.
5.2.6.6. Unsere Verantwortungen gegenüber unseren Wettbewerbern
Wir stehen in einem wirksamen Wettbewerb ausschließlich auf rechtmäßiger und ethischer Grundlage und vermeiden unlauteren Wettbewerb. Wir unterstützen Maßnahmen zur Förderung eines gesunden Wettbewerbsumfelds in der Gesellschaft.
5.2.6.7. Unsere Verantwortungen gegenüber der Gesellschaft und der Menschheit
Der Schutz der Demokratie, der Menschenrechte und der Umwelt sowie Bildung, wohltätige Tätigkeiten und die Beseitigung von Kriminalität und Korruption sind für uns von großer Bedeutung. Mit dem Bewusstsein, ein verantwortungsvoller Bürger zu sein, handeln wir sensibel und engagieren uns in gesellschaftlichen Themen, in zivilgesellschaftlichen Organisationen, in gemeinwohlorientierten Tätigkeiten und in anderen geeigneten Aktivitäten. Wir verhalten uns sensibel gegenüber den Traditionen und Kulturen der Türkei sowie der Länder, in denen wir internationale Projekte durchführen. Wir gewähren und akzeptieren weder Bestechung noch Geschenke, Produkte oder Dienstleistungen von unangemessenem Wert.
5.2.6.8. Verantwortungen der Mitarbeitenden
Die einschlägigen Richtlinien und Verfahren legen die ethischen Regeln im Detail fest, wie wir uns verhalten und unsere Arbeit ausführen sollen. Die Einhaltung dieser Regeln ist die grundlegende Verantwortung aller Mitarbeitenden. Dementsprechend sind alle Mitarbeitenden der GGM Gemeinschaft verpflichtet,
unter allen Umständen im Einklang mit Gesetzen und Vorschriften zu handeln,
die GGM Regeln der Geschäftsethik zu lesen sowie die darin enthaltenen Regeln, Grundsätze und Werte zu kennen, zu verstehen, zu verinnerlichen und entsprechend zu handeln,
die für das Unternehmen geltenden allgemeinen sowie auf die eigene Tätigkeit bezogenen Richtlinien und Verfahren zu erlernen,
bei potenziellen Verstößen, die sie selbst oder andere betreffen, ihre Vorgesetzten, die Personalabteilung oder den Ethikausschuss zu konsultieren,
eigene oder fremde mögliche Verstöße unverzüglich zu melden und entsprechende Hinweise möglichst auf verlässliche Quellen, Informationen und Dokumente zu stützen und diese schriftlich oder mündlich mit Namen oder anonym an Vorgesetzte, die Personalabteilung und oder den Ethikausschuss weiterzugeben,
die definierten Wege und Methoden zur ethischen Entscheidungsfindung zu befolgen, um regelkonformes Handeln und die Lösung von Problemen zu unterstützen,
bei Ethikuntersuchungen mit dem Ethikausschuss zusammenzuarbeiten und die mit der Untersuchung verbundenen Informationen vertraulich zu behandeln.
5.2.6.9. Verantwortungen der Führungskräfte
Die Führungskräfte von GGM haben im Rahmen der Ethikverfahren zusätzlich zu den für Mitarbeitende definierten Pflichten weitere Verantwortungen. Dementsprechend sind Führungskräfte dafür verantwortlich,
eine Unternehmenskultur und ein Arbeitsumfeld zu schaffen und aufrechtzuerhalten, die die Ethikregeln unterstützen,
durch ihr eigenes Verhalten ein Vorbild für die Anwendung der Ethikregeln zu sein und ihre Mitarbeitenden in Bezug auf die Ethikregeln zu schulen,
ihre Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, Fragen, Beschwerden und Hinweise zu Ethikregeln zu äußern,
bei Anfragen Orientierung über die richtigen Schritte zu geben, alle eingehenden Hinweise ernst zu nehmen und sie, wenn erforderlich, schnellstmöglich an den Ethikausschuss weiterzuleiten,
die in ihrem Verantwortungsbereich liegenden Geschäftsprozesse so auszugestalten, dass Risiken im Zusammenhang mit Ethikthemen minimiert werden, und die notwendigen Methoden und Ansätze zur Sicherstellung der Einhaltung der Ethikregeln anzuwenden.
5.2.7. ETHIKAUSSCHUSS
Der dem Generaldirektor unterstellte Ethikausschuss wurde eingerichtet, um im Rahmen der Regeln der Geschäftsethik Interessenkonflikte zu lösen, ihm gemeldete Hinweise auf Verstöße gegen Ethikregeln zu bewerten und den Leitungen der Gruppengesellschaften Empfehlungen zu den bei Ethikverstößen zu befolgenden Wegen, Methoden und Anwendungen zu geben. Der Ethikausschuss besteht aus folgenden Personen:
Generaldirektor
Stellvertretender Generaldirektor für Zolloperationen
Stellvertretender Generaldirektor für Finanzen und Verwaltung
Leiterin oder Leiter Human Resources
Operations Director
5.2.7.1. Arbeitsgrundsätze des Ethikausschusses
Der Ethikausschuss führt seine Arbeit nach den folgenden Grundsätzen aus:
Er behandelt Hinweise und Beschwerden sowie die Identität der meldenden Personen vertraulich.
Jede Person, die dem Ethikausschuss einen Hinweis gibt, steht aufgrund dieser Meldung unter dem Schutz des Ethikausschusses. Gegen sie dürfen keine Druckmittel, keine Diskriminierung und kein Mobbing ausgeübt werden.
Der Ethikausschuss führt Untersuchungen so weit wie möglich unter Wahrung der Vertraulichkeit durch.
Er ist befugt, Informationen, Unterlagen und Beweise unmittelbar bei der jeweils zuständigen Einheit anzufordern. Alle erhaltenen Informationen und Unterlagen dürfen ausschließlich im Rahmen des jeweiligen Untersuchungsgegenstands geprüft werden.
Der Untersuchungsprozess wird von Anfang an schriftlich protokolliert. Informationen, Beweise und Unterlagen werden dem Protokoll beigefügt.
Das Protokoll wird von den Mitgliedern des Ethikausschusses unterzeichnet.
Die Untersuchung wird vorrangig behandelt und so schnell wie möglich abgeschlossen.
Die vom Ausschuss getroffenen Entscheidungen werden unverzüglich umgesetzt.
Über das Ergebnis werden die zuständigen Abteilungen und Stellen informiert.
Der Vorsitzende und die Mitglieder des Ausschusses handeln bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben unabhängig von den Bereichsleitungen und der internen Hierarchie der Organisation und ohne Beeinflussung. Es darf kein Druck oder Einfluss auf sie ausgeübt werden.
Falls erforderlich, kann der Ausschuss Expertenmeinungen einholen und unter Wahrung der Vertraulichkeitsgrundsätze geeignete Maßnahmen treffen, um Sachverständige in die Untersuchung einzubeziehen.
5.2.7.2. Meldung und Behandlung von Verstößen an den Ethikausschuss
Erfahren Mitarbeitende von einem Verstoß gegen die Regeln der Geschäftsethik des Unternehmens oder gegen die gesetzlichen Vorschriften, denen das Unternehmen unterliegt, sind sie verpflichtet, dies zunächst ihrem direkten Vorgesetzten zu melden. Betrifft der Sachverhalt unmittelbar den direkten Vorgesetzten, ist die Meldung an den Ethikausschuss des Unternehmens, an die Ethik Hinweislinie und oder an den Generaldirektor des Unternehmens zu richten.
Hinweise an das Unternehmen werden im Einklang mit den internen Abläufen und Verfahren des Unternehmens geprüft und entschieden. Bei wichtigen Themen und in anderen für erforderlich gehaltenen Fällen informiert das Unternehmen den Ethikausschuss und holt dessen Stellungnahme ein. Falls der Ethikausschuss es für notwendig hält, kann er das Prüfungsverfahren unmittelbar selbst durchführen. Personen, die gegen die Regeln der Geschäftsethik oder gegen Unternehmensrichtlinien und Verfahren verstoßen, unterliegen verschiedenen Disziplinarmaßnahmen, die gegebenenfalls bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses reichen können.
Disziplinarmaßnahmen werden auch gegenüber Personen angewandt, die unangemessenes Verhalten oder Verstöße billigen, dazu anleiten oder hiervon Kenntnis haben und nicht in angemessener Weise Meldung erstatten. Ebenso wird kein tolerantes Verhalten gegenüber Personen gezeigt, die sich gegenüber Hinweisgebern oder Personen, die im Rahmen einer Untersuchung mitwirken, negativ verhalten.
Vorsätzlich falsche und oder verleumderische Meldungen werden als Verstoß gegen die Ethikregeln gewertet. Das Unternehmen oder Mitarbeitende, die durch solche falschen oder verleumderischen Hinweise geschädigt werden, können gegen die meldenden Personen jeweils gesondert rechtliche Schritte auf Grundlage des Türkischen Strafgesetzbuchs, des Arbeitsgesetzes, des Obligationenrechts und anderer einschlägiger Vorschriften einleiten.
