Dijital Gücümüzle Gümrük Operasyonlarını Yeniden Tanımlıyoruz
İş süreçlerini dijitalleştiren altyapımız ile gümrük operasyonlarında yeni bir standart sunuyoruz. Gerçek zamanlı takip, özelleştirilebilir raporlar ve güvenli veri yönetimi sayesinde işlemleriniz her an kontrolünüz altında olur.
Gümrük ve dış ticaret operasyonlarının kesintisiz, güvenli ve hızlı şekilde yürütülebilmesi için bilgi teknolojileri altyapımızı sürekli olarak güncelliyor ve geliştiriyoruz. Donanımsal ve yazılımsal sistemlerimiz, operasyonel sürekliliği destekleyecek şekilde planlanmakta ve teknolojik gelişmelere paralel olarak iyileştirilmektedir.
Kritik öneme sahip donanımlar için yedeklilik esasına dayalı altyapı mimarisi oluşturulmuş, olası arıza ve kesintilere karşı alternatif çalışma senaryoları devreye alınmıştır. Kullanılan tüm donanımlar, belirlenen kalite standartlarına uygun tedarikçilerden temin edilmekte ve çözüm garantili bakım–destek sözleşmeleri ile güvence altına alınmaktadır.
Deprem, sel ve benzeri olağanüstü durumlarda veri merkezine erişimin kesilmesi ihtimaline karşı, Mersin ve Kayseri Operasyon Merkezlerimizde Olağanüstü Durum Merkezleri yapılandırılmıştır. Bu sayede sistemlerimiz alternatif merkezler üzerinden çalışmaya devam edebilmekte ve hizmet sürekliliği korunmaktadır.
YAZILIM GELİŞTİRME
Firmamıza özel olarak geliştirilen GGM Online Portal, dış ticaret operasyonlarına ilişkin raporların esnek, güncel ve ihtiyaca göre uyarlanabilir şekilde sunulmasını sağlar. Standart raporlamaların yanı sıra, müşterilerimizin kendi operasyonel yapıları ve beklentileri doğrultusunda oluşturulmuş çok sayıda özel rapor altyapısı bulunmaktadır.
Yazılım ekibimiz ile Verimlilik Komitemizin ortak çalışmaları sonucunda geliştirilen ölçümleme sistemleri sayesinde, tüm iş süreçleri düzenli olarak izlenmekte ve performans analizleri gerçekleştirilmektedir. Bu yapı, süreçlerin daha etkin yönetilmesine ve sürekli iyileştirilmesine katkı sağlamaktadır.
Beyanname tescilinden önce sistem üzerinde uygulanan otomatik ve sistematik kontroller ile olası hataların önüne geçilmektedir. Ayrıca, müşteri veya personel kaynaklı riskleri azaltmak amacıyla geliştirilen sonradan kontrol mekanizmaları sayesinde süreçlere ek güvenlik ve doğrulama adımları entegre edilmiştir.
AĞ VE İLETİŞİM ALTYAPISI
Operasyon merkezlerimiz ve şubelerimizde internet erişimi çoklu hat yapısı ile sağlanmaktadır. ME, RL, VDSL, ADSL ve 4,5G altyapıları üzerinden kurulan hat yedekliliği sayesinde, bağlantı kesintilerinde sistem otomatik olarak yedek hatlara yönlenmektedir. Bu yapı, iş süreçlerinin her koşulda aksamadan devam etmesini sağlamaktadır.
ENTEGRASYON VE DİJİTAL SÜREÇLER
Gümrük ve dış ticaret operasyonlarında hız, doğruluk ve maliyet avantajı sağlayabilmek adına süreçlerimizi güçlü entegrasyon altyapıları ile dijitalleştiriyoruz. Dosya açılışı, faturalama, beyanname hazırlığı ve finansal veri aktarımı gibi temel operasyon adımları; manuel müdahaleye ihtiyaç duyulmadan, entegre sistemler aracılığıyla yönetilmektedir. Bu sayede katma değersiz işlemler azaltılmakta, iş akışları hızlandırılmakta ve operasyonel verimlilik önemli ölçüde artırılmaktadır.
Otomatik beyanname oluşturulmasına ve finansal bilgilerin sistemler arasında güvenli şekilde aktarılmasına imkân tanıyan entegrasyon çözümlerimiz, firmalara zaman ve maliyet tasarrufu sağlarken süreçlerin daha kontrollü ilerlemesine olanak tanımaktadır.
Dış ticaret operasyonlarının tüm aşamalarında; eşya bilgilerinin nakliyecilerden temin edilmesi, ithalat ve ihracat beyannamelerinin hazırlanması, maliyet ve beyanname verilerinin oluşturulması, detaylı fatura ve dekont bilgilerinin sağlanması ile kapsamlı operasyonel raporlamalar gibi süreçler EDI, XML, HTTP/HTTPS, FILE/FTP entegrasyon yöntemleri kullanılarak yürütülmektedir. Bu yapı sayesinde veri transferi hızlı, güvenli ve standartlara uygun şekilde gerçekleştirilmektedir.
Yüksek hacimli, tekrarlayan veya sistem entegrasyonu ile yönetilmesi mümkün olmayan iş süreçlerinde ise Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ve Yapay Zeka (AI) destekli çözümler devreye alınmaktadır. Bu teknolojiler sayesinde operasyonlar daha kısa sürede tamamlanmakta, hata oranları minimize edilmekte ve müşterilerimize daha kaliteli, kesintisiz ve güvenilir bir hizmet sunulmaktadır.
BİLGİLENDİRME MAİL SİSTEMİ (İŞ TAKİP)
Gümrük operasyonlarına ait tüm işlem adımları, dosya bazlı oluşturulan takip kodları ile sistem üzerinden kayıt altına alınır. Dosyanın açılışından muhasebe evraklarının teslimine kadar olan tüm süreç boyunca, işlem durumları firmanın talep ve ihtiyaçlarına uygun şekilde yetkilendirilmiş kişilerin e-posta adreslerine anlık olarak iletilir. Bu yapı sayesinde kullanıcılar, süreçlerin her aşamasını otomatik bildirimler aracılığıyla kesintisiz olarak takip edebilir.
WEB GÜMRÜK İŞ TAKİP SİSTEMİ
Müşterilerimize yapılan tüm işlemlerle ilgili sınırsız raporlama hizmeti sunulmaktadır. Web gümrük sayesinde 7/24 istenilen tüm raporlar sistemimiz üzerinden alınabilmektedir. Dilediğiniz zaman belgelerinize dijital formatta https://gurdal.com/ adresimizden kullanıcı kodu ve şifresi ile giriş yaparak gümrük ve muhasebe işlemleri başta olmak üzere tüm iş süreçlerini takip edebilir ve diğer raporlara anlık erişebilirler. Web sayfamız üzerinden ulaşabilen web tabanlı uygulamamız sayesinde çok çeşitli ithalat, ihracat ve finans-muhasebe raporları çekilebilirken, anlık grafik ve tablolar ile görüntüleme sağlanabilmektedir. Söz konusu raporlar; anlık beyanname durumu, beyanname ve dekont bilgileri, GTİP bazında maliyetler, periyodik operasyon performansları ve KPI ölçümleri gibi dataları içerebilmektedir.
DİJİTAL ARŞİVLEME
Gümrük müşavirliği operasyonları sırasında müşteriler tarafından iletilen tüm dokümanlar ile işlem sürecinde üretilen resmi evraklar, süreç tamamlandıktan sonra faturalama ve ödeme kayıtlarıyla birlikte dijitalleştirilir. İlgili belgeler, PDF formatında standartlara uygun şekilde sınıflandırılarak merkezi doküman yönetim sistemine aktarılır.
Arşivlenen dosyalar, GGM Online Platformu üzerinden yetkilendirilmiş kullanıcı erişimine açılır. Kullanıcılar, kendilerine tanımlı dosyalara çevrim içi olarak erişebilir, görüntüleyebilir ve ihtiyaç halinde güvenli şekilde kendi kayıt ortamlarına indirebilirler.
RAPORLAMA
Müşterilerimizin ihtiyaç ve beklentileri doğrultusunda, operasyonel süreçlere ait tüm veriler merkezi veri havuzumuzdan analiz edilerek yapılandırılmaktadır. Elde edilen bilgiler; standart raporlamaların yanı sıra, firmalara özel olarak tasarlanan detaylı raporlar halinde hazırlanmaktadır.
Hazırlanan genel ve özel raporlar, önceden belirlenen periyotlarda ve yetkilendirilmiş kişi veya birimlerle paylaşılmakta; böylece süreçlerin şeffaf şekilde izlenmesi ve etkin şekilde yönetilmesi sağlanmaktadır. Sunulan raporlamalar sayesinde müşterilerimiz; operasyonel durum, işlem detayları, maliyet kalemleri ve performans göstergeleri hakkında doğru ve güncel bilgiye zamanında ulaşabilmektedir.
Bu yaklaşım, firmaların karar alma süreçlerini desteklerken, operasyonel kontrolü artırmakta ve dış ticaret faaliyetlerinde sürdürülebilir bir yönetim imkânı sunmaktadır.
DİJİTAL İLETİŞİM VE UZAKTAN YÖNETİM
Şirketimiz, uzun yıllardır video konferans teknolojilerini aktif şekilde kullanmaktadır. Operasyon merkezleri ve şubeler arasında gerçekleştirilen toplantı ve eğitimler dijital ortamda düzenli olarak yapılmakta; bu sayede bilgi paylaşımı hızlanmakta ve organizasyonel koordinasyon güçlenmektedir.
YAZILIM GELİŞTİRME VE SÜREÇ ÖLÇÜMLEME
Firmamıza özel geliştirilen dijital platformlar sayesinde, dış ticaret süreçlerine ilişkin raporlamalar esnek ve dinamik bir yapıda sunulmaktadır. Müşterilerimizin iş süreçlerine uygun olacak şekilde tanımlanan özel raporlar ile operasyonel görünürlük artırılmaktadır.
CRM VE OPERASYONEL YAZILIMLAR
Müşteri ilişkilerinin etkin şekilde yönetilmesi, satış faaliyetlerinin takibi ve aksiyon alınabilecek verilerin üretilmesi amacıyla, firmamıza ait dijital platform üzerindeki CRM çözümlerinden faydalanılmaktadır.
Dış ticaret ve gümrükleme operasyonlarının yönetimi ile kamu kurumlarıyla elektronik veri transferi süreçlerinde, operasyonel ihtiyaçlara uygun yazılım çözümleri kullanılmakta ve bu sistemler beklenti ve süreç gelişimine paralel olarak sürekli iyileştirilmektedir.
SÜREÇ YÖNETİMİ, ŞEFFAFLIK VE VERİMLİLİK
Gümrük ve dış ticaret operasyonlarında şeffaflık ve kontrolün öneminin bilinciyle, süreçlerimizi ve sistem altyapımızı müşterilerimizin doğrudan erişimine açıyoruz. Bu sayede işlemlerinizin her aşamasını takip edebilir, operasyonlarınız üzerinde tam kontrol sağlayabilirsiniz.
- Gümrük beyannamelerine ilişkin işlem durumları internet ortamında anlık olarak izlenebilmekte, sistem üzerinden otomatik raporlar alınabilmektedir.
- Beyannameye ait tüm evrak ve dokümanlara, güvenli E-Arşiv altyapımız üzerinden kolayca erişim sağlanmaktadır.
- Operasyonel ihtiyaçlarınıza göre hazırlanan özel raporlar sayesinde; beyanname bilgileri, işlem adımları ve maliyet kalemleri şeffaf şekilde paylaşılmaktadır.
- Süreçlere ilişkin belirlenen performans hedefleri düzenli olarak izlenmekte ve raporlanarak sürekli iyileştirme sağlanmaktadır.
OPERASYONEL VERİMLİLİK VE DİJİTAL KONTROL
Elektronik veri transferi altyapımız sayesinde, beyanname ve statü bilgileri sistemler arasında hızlı ve standart bir yapı üzerinden aktarılmaktadır. Bu yapı, operasyonel süreçlerde hız kazanımı sağlarken, manuel işlemleri ve hata risklerini en aza indirmektedir.
Sistem entegrasyonları ile adınıza gerçekleştirilen tüm ödeme kayıtları elektronik ortamda paylaşılmakta; ön muhasebe süreçleri kısalmakta ve maliyetlerinizi daha etkin şekilde takip edebilmenize olanak tanınmaktadır.
BT sistemlerimizde uygulanan kontrol ve doğrulama mekanizmaları ile süreçlerde standartlaşma sağlanmakta, olası hataların önüne geçilmesi hedeflenmektedir.
